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工作與生活都受用!5個時間管理技巧,學起來做事效率大提升

15th September, 2021| In Well-Being

你經常有「沒時間」的煩惱嗎?每人每天都有24小時,但發揮出的成效卻大不相同!時間管理的重要性大家都知道,但到底該如何付諸實行?時間管理大師Brian Tracy的經典暢銷書《Eat That Frog!》中,傳授許多提升做事效率的秘訣,本文統整出5個必備的時間管理技巧,教你如何以高效率完成最重要的事。

學好這5項時間管理技巧,即使每天行程排滿也不怕!



1.設定先後順序,先做最重要的工作
書中有個核心觀念,就是培養先處理重要工作的習慣,因為這是達成高表現與生產力的關鍵。作者引用美國作家Mark Twain的名言:「假如你每天早上的第一件事是生吃一隻青蛙,那麼接下來的一天就會過得比較順,因為這可能是一天中最糟糕的事情了。」

所謂的「青蛙」,指的就是最大、最重要的工作,也是當前最能為你的人生與成就帶來正面影響的事情。換言之,每天開始工作前,先鎖定眼前的第一要務,若同時有兩件重要工作得做的話,請先從最大、最困難、也最重要的工作著手,並約束自己立刻開始執行,直到完成這項重要任務後才去做其他工作。

千萬別小看「設定優先順序」及「立即行動」這兩件事!從作者的經驗中得出,習慣設定清楚的先後順序,並快速完成重要工作的平凡人,勝過只會空談、擬定美好計畫卻鮮少執行的天才。

2.利用「創造性拖延」,將低價值工作擺在最後
許多人即使知道應該做好時間管理,卻依然天天忙得焦頭爛額的原因就在於,即使工作能力相當出眾,卻花費太多心力在瑣碎但不重要的事情上。Brian Tracy指出:「最糟糕的時間利用方式,就是將根本不必做的事情做得非常好!」

想改變這種情況,你可以利用「創造性拖延」(Creative Procrastination),也就是刻意拖延那些低價值的工作,將它們擺到最後再處理,唯有如此,你才有較多時間去從事那些能帶來重大影響的事情。

同時持續檢視你的生活與工作,找出並想辦法減少那些浪費時間的事情,要記得,當你越能減少低價值工作,就越能掌控時間及生活。

3.凡事運用80 / 20法則
80 / 20法則又稱為柏拉圖法則(Pareto Principle)、關鍵少數法則、八二法則,點出了社會上多數造成影響的關鍵,實際上來自於少數的投入。例如:80%的利潤由20%的顧客帶來、80%的財富集中在20%的人手中、80%的效益來自於20%的投入等。

而將80 / 20法則套用在時間管理上,即是將有限的時間用在20%的關鍵事情上,而非80%的瑣碎雜事。找出生活中最重要、最能帶來效益的那20%事物,將多數精力花費在完成這些事情,所帶來的影響遠遠超過完成80%的小事。



4.騰出塊狀時間,專注處理重要的事
重要、困難的事情通常需要連續且完整的時間來執行,因此,每天都要騰出塊狀時間(即一大段的時間),你可以將一天分割成數個大段的時間,拿來專注處理比較重要的事情,剩餘的零碎時間再分配給瑣碎雜事。

此外,騰出塊狀時間還不夠,必須要專心一志、一氣呵成地完成工作,否則即便事先的計畫再完美,真正執行時卻分心,就會拖延效率,想在時間內完成更是難上加難。

5.科技是你最棒的僕人
我們生活在高科技時代,時間管理的方式也日益多樣化,書中提到的另一個核心觀念便是善用科技工具,但不要被綁架,也就是要你「成為科技的主人,而非僕人」。

善用手機、電腦中的行事曆、計時鬧鐘、提醒事項、備忘錄、時間管理App等功能,發展出適合你的一套時間控管模式,藉此提升做事效率,讓科技工具不僅可用來完成工作,同時也是時間管理的最佳助手!



資訊參考來源:《Eat That Frog!》

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